اعتبار گواهینامه ایزو؛ چگونه اصالت ISO را بررسی کنیم؟
گواهینامه ایزو یکی از مهمترین مدارکی است که شرکتها برای اثبات رعایت استانداردهای مدیریتی و فنی دریافت میکنند. با این حال، صرف داشتن یک گواهینامه به معنای معتبر بودن آن نیست. امروزه شرکتها و سازمانهای مختلفی در زمینه صدور گواهینامههای ISO فعالیت میکنند و تشخیص گواهینامه ایزو معتبر از گواهینامههای فاقد اعتبار اهمیت زیادی دارد. اخذ ایزو
اگر قصد دریافت ایزو برای شرکت خود را دارید یا گواهینامه یک مجموعه را بررسی میکنید، باید بدانید که اعتبار آن چگونه ارزیابی میشود. در این مقاله مهمترین روشهای بررسی اصالت گواهینامه ISO را بررسی میکنیم.
گواهینامه ایزو معتبر چیست؟
گواهینامه ایزو زمانی ارزش واقعی دارد که توسط یک نهاد صدور گواهینامه یا Certification Body (CB) معتبر و در چارچوب یک فرآیند ارزیابی واقعی صادر شده باشد.
برای صدور گواهینامه، سازمان متقاضی باید سیستم مدیریتی یا فرآیندهای موردنظر خود را با الزامات استاندارد مربوطه تطبیق دهد. سپس ممیزی توسط ممیزان انجام میشود و در صورت انطباق، گواهینامه صادر خواهد شد.
بنابراین، اعتبار ISO تنها به ظاهر گواهینامه، لوگو یا شماره آن وابسته نیست؛ بلکه اعتبار نهاد صادرکننده، دامنه گواهینامه، استاندارد مورد استفاده و وضعیت اعتبار آن اهمیت دارد.
چرا بررسی اصالت گواهینامه ISO اهمیت دارد؟
استفاده از گواهینامههای نامعتبر میتواند پیامدهای مختلفی برای یک کسبوکار داشته باشد. برای مثال، ممکن است شرکت در مناقصه یا قرارداد تجاری، گواهینامهای ارائه کند که از نظر کارفرما یا سازمان طرف قرارداد قابل قبول نباشد.
از طرف دیگر، برخی شرکتها ممکن است صرفاً یک گواهینامه کاغذی دریافت کنند، بدون اینکه فرآیند ممیزی واقعی و پیادهسازی استاندارد در سازمان انجام شده باشد.
بررسی اعتبار گواهینامه میتواند به دلایل زیر اهمیت داشته باشد:
- افزایش اعتماد مشتریان و شرکای تجاری
- پذیرش گواهینامه در مناقصات و قراردادها
- جلوگیری از پرداخت هزینه برای مدارک فاقد اعتبار
- اطمینان از انجام فرآیند ممیزی
- حفظ اعتبار تجاری شرکت
- امکان استفاده بهتر از گواهینامه در بازارهای داخلی و بینالمللی
۱. نام نهاد صادرکننده را بررسی کنید
اولین قدم برای بررسی اصالت گواهینامه ایزو، شناسایی نهاد صادرکننده است. روی گواهینامه معمولاً نام Certification Body درج میشود.
صرف وجود نام یک شرکت روی گواهینامه کافی نیست. باید بررسی کنید که این نهاد واقعاً فعالیت میکند و اطلاعات آن قابل ردیابی است.
اطلاعاتی مانند نام شرکت صادرکننده، آدرس، وبسایت، شماره گواهینامه و اطلاعات تماس میتواند برای شروع بررسی مورد استفاده قرار گیرد.
۲. اعتبار CB و نهاد اعتباردهنده را بررسی کنید
یکی از مهمترین نکات در اعتبار گواهینامه ISO، رابطه میان CB و Accreditation Body یا AB است.
CB وظیفه ممیزی و صدور گواهینامه را بر عهده دارد، در حالی که AB میتواند صلاحیت CB را در حوزههای مشخص ارزیابی و اعتباردهی کند.
بنابراین هنگام بررسی گواهینامه بهتر است مشخص شود:
چه کسی گواهینامه را صادر کرده است؟
و:
آیا نهاد صادرکننده برای استاندارد و حوزه مربوطه صلاحیت و اعتبار لازم را دارد؟
البته نوع اعتبار مورد نیاز به هدف استفاده از گواهینامه بستگی دارد. برای برخی مناقصات یا همکاریهای بینالمللی ممکن است تنها گواهینامههای صادرشده تحت یک ساختار اعتباردهی مشخص پذیرفته شوند.
۳. شماره گواهینامه را استعلام کنید
بسیاری از گواهینامههای معتبر دارای یک شماره منحصربهفرد هستند. این شماره میتواند برای استعلام وضعیت گواهینامه استفاده شود.
در صورتی که Certification Body سامانه آنلاین داشته باشد، معمولاً میتوان با وارد کردن شماره گواهینامه، نام سازمان، استاندارد و اطلاعات مربوط به گواهینامه را بررسی کرد.
اطلاعات موجود در سامانه باید با اطلاعات درجشده روی گواهینامه مطابقت داشته باشد.
برای مثال، اگر روی گواهینامه نام شرکت «الف» درج شده اما نتیجه استعلام مربوط به شرکت دیگری است، این موضوع نیازمند بررسی جدی خواهد بود.
۴. تاریخ صدور و تاریخ انقضا را بررسی کنید
گواهینامههای ISO معمولاً دارای تاریخ صدور و تاریخ اعتبار هستند. بنابراین یکی دیگر از روشهای تشخیص اعتبار، بررسی این تاریخهاست.
اگر تاریخ اعتبار گواهینامه گذشته باشد، نمیتوان آن را یک گواهینامه معتبر و جاری در نظر گرفت؛ حتی اگر اصل گواهینامه در گذشته صادر شده باشد.
همچنین باید توجه کرد که صرف درج تاریخ روی گواهینامه، اعتبار آن را تضمین نمیکند و بهتر است وضعیت جاری آن از مرجع صادرکننده استعلام شود.
۵. دامنه کاربرد گواهینامه را بخوانید
یکی از بخشهای مهم هر گواهینامه ISO، Scope یا دامنه کاربرد است.
دامنه مشخص میکند استاندارد موردنظر برای چه فعالیتهایی در سازمان اعمال شده است.
برای مثال، ممکن است یک شرکت گواهینامه ISO 9001 داشته باشد، اما دامنه گواهینامه فقط بخش خاصی از فعالیتهای آن شرکت را پوشش دهد.
بنابراین نباید صرفاً با مشاهده عبارت ISO 9001 تصور کرد که تمام فعالیتهای شرکت تحت پوشش گواهینامه قرار دارند.
۶. استاندارد درجشده روی گواهینامه را بررسی کنید
استاندارد ISO باید به شکل دقیق روی گواهینامه مشخص شده باشد. برای مثال:
- ISO 9001 برای سیستم مدیریت کیفیت
- ISO 14001 برای سیستم مدیریت زیستمحیطی
- ISO 45001 برای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
- ISO/IEC 27001 برای سیستم مدیریت امنیت اطلاعات
- ISO/IEC 17025 برای صلاحیت آزمایشگاههای آزمون و کالیبراسیون
هنگام بررسی گواهینامه باید مطمئن شوید استاندارد درجشده با فعالیت و هدف سازمان مطابقت دارد.
۷. لوگوها و علائم اعتباردهی را بررسی کنید
وجود لوگوهای مختلف روی گواهینامه میتواند اطلاعاتی درباره صادرکننده و ساختار اعتباردهی ارائه کند؛ اما لوگو بهتنهایی نشانه معتبر بودن گواهینامه نیست.
برخی مدارک غیرمعتبر ممکن است تعداد زیادی لوگو داشته باشند تا معتبر به نظر برسند. بنابراین باید مشخص شود هر لوگو متعلق به چه سازمانی است و آیا استفاده از آن در گواهینامه مجاز است یا خیر.
این موضوع بهخصوص در مورد لوگوی نهادهای اعتباردهنده اهمیت زیادی دارد.
۸. گواهینامه را مستقیماً از CB استعلام کنید
اگر درباره اعتبار یک مدرک شک دارید، یکی از مطمئنترین روشها تماس مستقیم با Certification Body صادرکننده است.
میتوانید شماره گواهینامه، نام سازمان و اطلاعات مربوط به استاندارد را ارائه کنید و درباره وضعیت آن سؤال کنید.
بهتر است اطلاعات را از مسیرهای رسمی CB دریافت کنید و صرفاً به اطلاعاتی که شرکت متقاضی یا واسطه ارائه میدهد اکتفا نکنید.
تفاوت گواهینامه واقعی با گواهینامه صوری
یکی از مشکلات بازار ایزو، ارائه گواهینامههایی است که بدون انجام ممیزی جدی یا اجرای واقعی سیستم مدیریتی صادر میشوند.
در یک فرآیند حرفهای، صدور گواهینامه باید بر اساس ارزیابی و ممیزی سیستم مدیریت سازمان انجام شود.
بنابراین اگر شرکتی ادعا کند که «ایزو را بدون هیچ ممیزی و در چند ساعت» صادر میکند، بهتر است قبل از پرداخت هزینه، اعتبار فرآیند و نهاد صادرکننده را بهدقت بررسی کنید.
البته مدت زمان اجرای پروژه بسته به نوع استاندارد، اندازه سازمان، میزان آمادگی مجموعه و دامنه فعالیت متفاوت است و نمیتوان برای تمام شرکتها یک زمان ثابت تعیین کرد.
بندهای استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2015
آیا هر گواهینامه ISO برای مناقصه قابل قبول است؟
خیر. این تصور که هر مدرکی با عنوان ISO در تمام مناقصات پذیرفته میشود، صحیح نیست.
کارفرما یا برگزارکننده مناقصه ممکن است شرایط مشخصی درباره مرجع صدور، اعتباردهی، دامنه استاندارد و مدت اعتبار گواهینامه تعیین کند.
به همین دلیل، پیش از دریافت گواهینامه بهتر است شرایط مناقصه یا قرارداد موردنظر را مطالعه کنید تا گواهینامهای دریافت شود که با الزامات آن مطابقت داشته باشد.
چکلیست بررسی اعتبار گواهینامه ایزو
برای بررسی یک گواهینامه میتوانید این موارد را کنترل کنید:
- نام سازمان دارنده گواهینامه
- نام Certification Body
- شماره گواهینامه
- عنوان دقیق استاندارد
- دامنه کاربرد
- تاریخ صدور
- تاریخ انقضا
- وضعیت گواهینامه در سامانه استعلام
- اعتبار CB در حوزه مربوطه
- تطابق اطلاعات گواهینامه با اطلاعات استعلامشده
اگر اطلاعات موجود در گواهینامه با نتیجه استعلام مطابقت نداشته باشد، بهتر است پیش از استفاده از آن، موضوع را از مرجع صادرکننده پیگیری کنید.
جمعبندی
اعتبار گواهینامه ایزو را نمیتوان تنها با مشاهده یک برگه، لوگو یا شماره گواهینامه تشخیص داد. برای اطمینان از اصالت ISO باید نهاد صادرکننده، وضعیت اعتبار آن، شماره گواهینامه، تاریخ اعتبار، استاندارد و دامنه کاربرد بررسی شود.
همچنین اگر هدف شما استفاده از گواهینامه در مناقصه، قرارداد تجاری یا فعالیت بینالمللی است، باید علاوه بر اصالت، نوع اعتباردهی و الزامات سازمان پذیرنده را نیز در نظر بگیرید.
در نهایت، بهترین راهکار این است که پیش از عقد قرارداد برای اخذ ایزو، درباره شرکت صادرکننده و مرجع اعتباردهنده تحقیق کنید و امکان استعلام گواهینامه را از ابتدا بررسی نمایید. به این ترتیب، احتمال دریافت گواهینامهای که بعدها از سوی مشتری یا سازمان موردنظر پذیرفته نشود، کاهش پیدا میکند.